Základní charakteristika projektu
Projekt mzdové evidence je řešen jako stavebnice, kde jsou sice pevně stanoveny „stavební kameny“, tzv. „moduly“, ale jejich obsah si určí uživatel sám podle svých konkrétních potřeb. Projekt pracuje s následujícími moduly:
| Číslo modulu | Obsah | Povoleno více sloupců | Povinný / Nepovinný |
|---|---|---|---|
| 1 | Hrubé mzdy | ANO | povinný |
| 2 | Hrubá celkem | ne | povinný |
| 3 | Naturální mzda | ANO | nepovinný |
| 4 | Sociální dávky | ne | povinný |
| 5 | Jiné dávky | ANO | nepovinný |
| 6 | Příjem celkem | ne | povinný |
| 7 | Zákonné sociální pojištění | ne | povinný |
| 8 | Zákonné zdravotní pojištění | ne | povinný |
| 9 | Daň z příjmu | ne | povinný |
| 10 | Ostatní srážky | ANO | nepovinný |
| 11 | Příspěvek odbory | ne | nepovinný |
| 12 | Srážky celkem | ne | povinný |
| 13 | Záloha na mzdu | ne | nepovinný |
| 14 | K výplatě | ne | povinný |
Uživatel si sám podle svých konkrétních potřeb určí, kolik sloupců a s jakým obsahem bude ve mzdové agendě používat. Platí tyto zásady:
- Sloupec lze kdykoliv v průběhu roku přidat.
- Vypustit lze sloupec pouze tehdy, nebyl-li v něm od počátku roku proveden žádný záznam (tuto skutečnost hlídá počítač).
- Je-li povoleno v příslušném modulu více sloupců, není jejich počet ničím omezen. (např. v hrubých mzdách či srážkách). Při abnorálně vysokém počtu sloupců se však projekt a výstupní sestavy mohou stát nepřehlednými.
- Je-li modul uveden jako povinný, musí v něm uživatel mít alespoň jeden sloupec (kontroluje počítač).
Sloupce jsou vždy číslovány v jednotné číselné řadě od jedničky. Pokud se přidá (nebo vypustí) sloupec, stávající číslování sloupců se změní. V takovém případě program automaticky přečísluje sloupce stávající podle nového schématu ve všech souborech dosud založených.
Strukturu projektu, tedy počet modulů a sloupců včetně jejich konkrétní náplně, si uživatel stanoví sám při prvním spuštění. Následně je možná jejich úprava při dodržení výše uvedených zásad.
Poznámka: Obsah a náplň výše popsaných modulů si určí každý uživatel podle svých konkrétních potřeb. Kromě těchto modulů pak při vlastním zpracování mezd počítač pracuje s dalšími moduly, které uživatel ovlivnit nemůže. Jedná se o:
| Modul | Popis |
|---|---|
| 51 | Dny odpracované |
| 52 | Dny neodpracované |
| 53 | Hodiny odpracované |
| 54 | Hodiny neodpracované |
| 55 | Hodiny vedlejší pracovní poměr |
| 61 | Základ sociální pojištění |
| 62 | Základ zdravotní pojištění |
| 63 | Dílčí základ daně |
| 64 | daň před slevou |
| 65 | sleva na děti |
| 66 | sleva na poplatníka |
| 67 | sleva na invaliditu |
| 68 | sleva na studenta |
| 69 | sleva na manželku (zrušeno) |
| 71 | Dny vyčerpané dovolené |
| 72 | Dny proplacené dovolené |
| 73 | Dny neplaceného volna |
| 81 | Odpočitatelná položka na poplatníka |
| 82 | Odpočitatelná položka na děti |
| 83 | Odpočitatelná položka na invaliditu |
| 84 | Odpočitatelná položka ostatní |
| 87 | Číslo a jméno zdravotní pojišťovny |
| 88 | Děti, na které poplatník uplatňuje slevu na dani |
| 89 | Osobní data pracovníka, platná v době zpracování výplat |
| 90 | II. pilíř |
Měsíční zpracování mezd
Aktivní měsíc
Charakter mzdové agendy je odlišný od ostatních agend tohoto projektu. Tato odlišnost spočívá v tom, že se vždy aktivně pracuje s jedním měsícem a po jeho uzavření se do něho již aktivně zpětně nevstupuje, tj. nemůžeme pro tento uzavřený měsíc pořizovat hrubé mzdy a výplaty, či dělat jejich opravy. V květnu nelze dělat ani opravovat únorové výplaty, neboť zákony přesně vymezují časové termíny pro mzdy a odvody zákonných plateb.
Platí – Měsíc se stává otevřeným pro zpracování, pořídí-li se do něho první věta do hrubých mezd. Měsíc se uzavírá, provede-li se tento měsíc zúčtování mezd.
Stav projektu, tj. datum, kdy byl který měsíc uzavřen, je přehledně podle měsíců zobrazen v základní nabídce mezd.
Aktivní měsíc je první neuzavřený měsíc v daném roce.
Číslo aktivního měsíce počítač nabízí na horním panelu. Uživatel má možnost změnit nabídnutý aktivní měsíc následovně, může ale volit jeden měsíc před tímto nabízeným aktivním měsícem a všechny měsíce následující po tomto aktivním měsíci.
Příklad: V projektu jsou uzavřené, tj. byly převedené do účetnictví, měsíce leden až květen. Počítač nabízí jako aktivní měsíc červen.
Platí – zadá-li uživatel jako aktivní měsíc:
- 1 až 4 – Do měsíců leden až duben nelze vstoupit. Počítač v takovém případě ohlásí, že měsíc je uzavřen a vstup do nich nepovolí.
- 5 – Do května vstoupit můžete. Květen byl sice zúčtován, ale zjistili jsme po zúčtování chybu a opravujeme ji. Počítač však varuje: „Pozor – vstupujete do uzavřeného měsíce.“.
- 6 – Do června můžete vstoupit bez omezení.
- 7 až 12 – Počítač povolí vstoupit do těchto měsíců, varuje však hlášením: „Pozor – nedodrželi jste posloupnost měsíců.“.
Poznámka: Měsíce 1 až 4 lze v tomto případě pouze prohlížet stisknutím tlačítka „Prohlížet základní soubory“.
Sestavy sumární a statistické
Pod tímto tlačítkem jsou k dispozici sestavy, vztahující se k určitému časovému období (více výplatních měsíců v uzavřeném intervalu) a zpracovávané položkově podle jednotlivých pracovníků. Měsíc se zde volí intervalem „Od-do“ a interval není žádným způsobem ovlivněn aktivním měsícem z hrubých mezd. Tisk může být podle čísel pracovníků nebo abecední, požadavek zadáme na panelu „Jak třídit“. Tisknout můžeme jakékoliv období zpětně. Na panelu vlevo lze ovlivnit interval tisknutých pracovníků nebo volitelné hledisko. V úvahu se bere to hledisko, které platilo v době zpracování výplat toho kterého měsíce.
Program dává možnosti ve třech záložkách:
- Prohlížení a tisk VL, Nemocenské dávky – Čistá mzda – O výplatní listině se blíže pojednává v kapitole „Přehled výplatních listin“.
- Rozpis zdravotního pojištění
- Přehled o čerpání dovolené, Evidence přesčasů a noční práce – Tyto sestavy vždy zobrazují všech 12 měsíců a volba měsíců je neovlivňuje.
Přehled výplatních listin
Výplatní listina je jednou z nejpoužívanějších sestav. Projekt umožňuje zobrazit či tisknout výplatní listinu ve čtyřech variantách:
- Základní měsíční sestavy – Tato výplatní listina je ve formě tiskové sestavy. Je členěná podle pracovníků a obsahuje jenom základní údaje: dny a hodiny odpracované a neodpracované, hrubá mzda celkem, sociální dávky, jiné dávky, příjem celkem, sociální pojištění, zdravotní pojištění, daň, ostatní srážky, srážky celkem, záloha a k výplatě. U každého pracovníka je samostatně aktuální měsíc a součet od počátku roku. Výstup je možný na tiskárně.
- Schéma výplatní listiny – Tato výplatní listina ukazuje, jakou strukturu a obsah má soubor „ListinXX.db“. Význam má pro rychlou orientaci při hledání chyby, pro uživatele není vhodná. Výstup je možný pouze na displeji.
- Položková statistika, panel Prohlížení výplatní listiny – Tato výplatní listina bude asi pro potřeby mzdové účtárny nejpraktičtější, neboť dává úplný přehled o veškerých vyplacených mzdových náležitostech. Výplatní období i pracovníky lze volit v libovolném časovém intervalu – výstup lze omezit i volbou volitelných hledisek. Data se mohou zobrazovat podle měsíců nebo sumárně za celé zadané časové období. Výstup je možný pouze na displeji.
Vlastní výstup všech údajů podle požadavku v zadání vystupuje na displeji následovně:
Na horním panelu jsou podrobné hodnoty podle jednotlivých sloupců výplatní listiny. Je třeba si uvědomit, že každý uživatel má počet sloupců jiný. Pro přehlednost jsou jednotlivé mzdové oblasti odděleny v záložkách. V každé záložce jsou data toho pracovníka, na kterém se právě nachází kurzor v dolní části displeje. Sumárně jsou základní údaje zobrazeny pro přehlednost ještě na panelu vpravo nahoře. Kurzor v dolní části displeje umožňuje úplný přehled všech sloupčů výplatní listiny. Pro přehlednost jsou políčka barevně odlišena, přehled barev je na panelu v dolní části displeje. Jednotlivé věty lze různě třídit, třídění se zadává na panelu „Jiné třídění“. - Položková statistika, panel Tisk výplatní listiny – Oproti výplatní listině ve volbě 3 se zde nezobrazují všechny údaje, ale jen ty hodnoty, které uživatel určí. I zde lze volit výplatní období i pracovníky v libovolném časovém intervalu, rovněž výstup lze omezit volbou volitelných hledisek. Výstup je možný na tiskárně. Sestavu je možné zpracovat ve třech rovinách:
- Jeden měsíc – více sloupců – Uživatel zvolí jeden měsíc a maximálně 13 sloupců. Sestava se tiskne podle čísel pracovníků nebo abecedně.
- Jeden sloupec – více měsíců – Uživatel si může rozepsat jeden zvolený sloupec za libovolné měsíce, např. odvody zdravotního pojištění za jednotlivé měsíce prvního pololetí. Měsíce nemusí tvořit chronologickou řadu.
- Více sloupců – více měsíců – Uživatel si může zvolit maximálně 13 sloupců a libovolný počet měsíců. Údaje v sestavě se v tomto případě tisknou podle jednotlivých sloupců sumarizovaně za všechny zvolené měsíce. Měsíce nemusí tvořit chronologickou řadu.