Číselné řady

Každý typ dokladu má své vlastní číslování. Faktury vydané tak mohou mít jinou číselnou řadu, než faktury přijaté. Některé agendy, jako právě například faktury přijaté mohou mít více Knih, z nichž každá z nich bude mít jiné číslování.

Seznam Číselných řad je pevně dán programem a záznamy nelze mazat ani přidávat.

Opravit – Umožňuje opravit záznam.

Tisk – Vytiskne aktuální seznam číselných řad.

Prefix a Sufix – Číslo dokladu není jenom prosté Číslo, ale může mít před sebou i za sebou další identifikátory, které nazýváme:

  • Prefix – to, co je před vlastním číslem dokladu a
  • Sufix – to, co je za číslem dokladu.

Zástupné znaky – Do Prefixu i Sufixu můžeme vložit zástupné znaky RRRR nebo RR. Tyto znaky jsou při generování čísla nahrazeny účetním rokem v dlouhém nebo krátkém tvaru (např. 2021 nebo 21). Obdobně MM vygeneruje měsíc v dlouhém tvaru (v březnu např. 03) nebo mm (v březnu 3).

V Prefixu i Sufixu můžete použít i písmena a znaky.

Vlastní číslo také může mít nastavenu minimální Délku a v tomto případě se na tuto délku doplní tzv. vedoucími nulami.

Vlastní číslo je Další číslo, tzn. číslo, které teprve bude použito.

Kombinací Prefixu, Dalšího čísla, Délky čísla a Sufixu můžeme vytvářet komplexní čísla dokladů. Příklad:

PrefixDalší čísloDélkaSufixVytvoří číslo dokladu
FP1-564-RRRRFP1-0056-2021
nic7892-MM/RR789-03/21
FP-98660-TELCFP-9866-TELC

Volná čísla – Toto pole většinou nebudete zadávat, ani upravovat. Týká se především práce s doklady v počítačové síti. Pokud tedy provozujete program na samostatném počítači, nemusí vás problematika volných čísel zajímat. Pro ostatní malé vysvětlení.

Pokud začne uživatel přidávat nový doklad, vygeneruje se mu nové číslo dokladu a z něj případně další údaje, jako např. variabilní symbol. V sítí může být jiný uživatel, který provede totéž přidání dokladu ze stejné agendy a knihy a logicky se mu vygeneruje další nové číslo. Potud je vše v pořádku.

Komplikace nastává, v okamžiku, kdy se první uživatel rozhodne doklad neuložit a přeruší práci. Dopředu vygenerované číslo by tak propadlo a v číselné řadě by vznikla díra. Abychom tomu zabránili, vracíme již vygenerované číslo k dalšímu použití a ukládáme ho do pomyslného zásobníku nazvané Volná čísla, ze kterého si kterýkoliv uživatel může číslo prioritně vzít. Když se kdokoliv rozhodně pro nový doklad, program se nejdříve podívá do zásobníku Volná čísla, jestli tam není volné číslo, a pokud tam je, tak ho použije.